Externalisation des tâches administratives... Pourquoi et comment ?

Qu'il s'agisse du petit artisan débordé, du peintre en bâtiment qui a récemment décidé de "monter sa boite", ou du petit génie qui à lancé sa startup après avoir eu l'idée du siècle... Pour la plupart d'entre eux, l'aventure comportait surtout un gros travail de "production", l'objectif était surtout de vite faire "du chiffre".

Oui mais voila, ils se sont rapidement rendu compte qu'il y avait aussi une partie administrative : de la paperasse (à n'en plus finir), des devis et factures à rédiger rapidement, des calculs (à en perdre la tête), des déclarations (pour un oui ou pour un non), des contrats à rédiger, des courriers à envoyer aux différents organismes en permanence, etc...

Alors bien sûr, plusieurs options s'offrent à eux :

  1. Le faire eux même, et perdre une dizaine d'heures par semaine (voir plus par la suite), au détriment des clients, des chantiers, et donc du développement commercial de l'activité : du temps non capitalisable, non rentable.
  2. Recruter un(e) assistant(e) : et s'engager par contrat sur un nombre d'heures minimum de travail, et surtout un salaire (et les charges sociales qui y sont attachées). Mais en plein lancement de l'activité ou durant les périodes économiques "difficiles" ou "incertaines" est-ce judicieux de s'engager à consacrer une part de sa trésorerie à ce poste ? 
  3. Tout déléguer au cabinet comptable ... En général la grille de tarif en refroidi plus d'un.

Aujourd'hui, alors que le terme "d'uberisation" est utilisé à toutes les sauces dans tous les secteurs de l'économie, nous serions donc tenter d'imaginer un concept semblable pour faire appel à un employé administratif :

"Je me connecte, je commande, il arrive, il s'occupe de tout pour moins cher et il repart ..."

Et bien voila c'est presque ça l'externalisation ! (Enfin sans les bonbons ni la bouteille d'eau pour le moment).

 

Il s'agit simplement de faire appel à un indépendant qualifié et professionnel, de lui déléguer une ou plusieurs tâches au coup par coup ou de façon beaucoup plus établie, de "consommer" en fonction de nos besoins et de notre budget, tout en conservant la possibilité de mettre un terme au contrat à tout moment sans préavis :

Une tâche (ou un ensemble) / un prix / une date d'échéance.

En allant plus loin dans le raisonnement, nous pourrions même soulever le fait que contrairement à l'embauche d'un salarié, l'externalisation permet de ne payer que le temps de travail effectif, pas les congés payés, ni les périodes d'arrêt maladie, ou encore les pauses, quant à l'investissement de départ, c'est simple il n'y en a pas. Pas besoin d'investir dans un poste de travail supplémentaire ni même du matériel informatique qui aurai été nécessaire dans le cadre d'un recrutement.

Vous l'aurez compris les avantages sont nombreux :

  • Gain de temps
  • Professionnalisation des tâches administratives
  • Economies
  • Flexibilité

Enfin, et c'est important pour bon nombre de professionnels, il n'y a aucun lien de hiérarchie, pas de lien patron - employé. Il s'agira alors d'un partenariat avec une personne qui gère elle même sa propre petite entreprise et comprendra donc aisément vos préoccupations, vos impératifs, qui saura vous accompagner et surtout vous décharger de toutes ces tâches qui vous empêchent de vous développer. Elle même préoccupée par le développement de sa propre activité elle sera même demandeuse de plus de travail!

Mots-clés: administratif, externaliser, assistant independant, independant